07 Th8 QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA HIỆP HỘI NHỮNG NGƯỜI NUÔI CHÓ GIỐNG VIỆT NAM 03 | 2024.
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA HIỆP HỘI NHỮNG NGƯỜI NUÔI CHÓ GIỐNG VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định số 88/2003/NĐ-CP ngày 30/7/2003 của Chính Phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội;
Căn cứ vào Điều lệ Hiệp hội Những người nuôi chó giống Việt Nam đã được phê duyệt theo Quyết định số 71/QĐ-BNV ngày 19/1/2009 của Bộ Trưởng Bộ Nội Vụ. Sửa đổi bổ sung điều lệ theo quyết định số 337/QĐ-BNV ngày 22/04/2019.
Nay quy định Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Hiệp hội Những người nuôi chó giống Việt Nam với những nội dung chính như sau:
- NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG
Bộ máy của Hiệp hội Những người nuôi chó giống Việt Nam (sau đây gọi tắt là Hiệp hội) được tổ chức theo nguyên tắc chuyên trách và kiêm nhiệm, phối hợp chặt chẽ, linh hoạt và hiệu quả, hình thành một bộ máy gọn nhẹ bao gồm Ban Chấp hành, Ban Thường Trực, Văn phòng, các Ban Chuyên Môn. Quy mô bộ máy được phát triển theo mức độ phát triển của Chi hội, Hội viên và hoạt động của Hiệp hội.
Hiệp hội chủ động hợp tác và hỗ trợ thành lập các Chi hội ở các thành phố lớn nhằm tạo thành một hệ thống thống nhất trong toàn quốc về tổ chức cũng như hoạt động.
Trên cơ sở Điều lệ của Hiệp hội đã được thông qua tại Đại hội và được cơ quan thẩm quyền phê chuẩn, Hiệp hội xây dựng một cơ chế hoạt động rõ ràng, hiệu quả để đảm bảo:
- Các hoạt động của Hiệp hội đều tuân thủ pháp luật và Điều lệ của Hiệp hội.
- Thống nhất trong điều phối hoạt động; khuyến khích sự năng động, tích cực của đơn vị, cá nhân đề xuất và thực hiện công việc;
- Trách nhiệm của tập thể và cá nhân luôn cụ thể, rõ ràng;
- Lợi ích gắn liền với sự đóng góp và kết quả công việc.
Bộ máy lãnh đạo là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của Hiệp hội, vì thế, yêu cầu về phẩm chất của các cán bộ lãnh đạo cũng được đưa ra:
- Có trách nhiệm
- Trung thực
- Có năng lực lãnh đạo
- Đoàn kết, gắn bó
- Hy sinh vì lợi ích của tập thể
Như đã quy định trong Điều lệ, Hiệp hội Những người nuôi chó giống Việt Nam là tổ chức độc lập và tự trang trải tài chính để tồn tại và phát triển.
- TỔ CHỨC BAN CHẤP HÀNH HIỆP HỘI
Theo kết quả bầu cử tại Đại Hội nhiệm kỳ 2023-2028, Ban Chấp hành Hiệp hội có 15 thành viên, bao gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Uỷ viên Thường vụ, Tổng Thư ký, Cố vấn và các Uỷ viên Ban Chấp hành.
Thường trực Ban Chấp hành (Ban Thường Trực) gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng Thư Ký và hai Uỷ viên Thường Vụ.
Giúp việc cho Ban Chấp hành có Văn phòng Hiệp hội và các Ban Chuyên Môn.
Văn phòng Hiệp hội do Tổng Thư ký đứng đầu.
Các Ban chuyên môn do Trưởng ban đứng đầu. Trưởng ban chuyên môn là chức kiêm nhiệm, được bầu từ một thành viên của Ban Chấp hành.
- CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN, NHIỆM VỤ CỦA CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH, CỐ VẤN-ĐỐI NGOẠI, TỔNG THƯ KÝ, PHÓ TỔNG THƯ KÝ, UỶ VIÊN BAN CHẤP HÀNH, KẾ TOÁN, THỦ QUỸ KIÊM THỦ KHO.
- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Chủ tịch:
Chủ tịch Hiệp hội là người đại diện của Hiệp hội trước pháp luật và chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành về tất cả mọi hoạt động của Hiệp hội.
Quyết định chương trình công tác, hoạt động hàng năm của Hiệp hội.
Bầu hoặc bãi miễn các Phó Chủ tịch. Bầu bổ sung Uỷ viên Ban Chấp hành Hiệp hội.
Quyết định thành lập các tổ chức Chi hội của Hiệp hội.
Quyết định các quy chế làm việc (Ban Chấp hành, Tổng Thư ký và các quy chế khác).
Quy định nguyên tắc, chế độ quản lý, sử dụng nguồn tài chính của Hiệp hội.
Quyết định việc gia nhập các tổ chức chuyên ngành trong nước, khu vực và thế giới.
Quyết định tổ chức Đại hội, Hội nghị toàn thể hội viên và kỳ họp của Ban Chấp hành Hiệp hội.
Phê chuẩn Dự toán và Quyết toán tài chính hàng năm của Hiệp hội.
Được lập và gây quỹ của Hiệp hội trên cơ sở hội phí của Hội viên và các nguồn thu từ hoạt động sản xuất – kinh doanh- dịch vụ theo quy định của pháp luật để đảm bảo kinh phí hoạt động.
Được nhận các nguồn tài trợ hợp pháp của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo đúng quy định của pháp luật.
Chủ tịch chỉ đạo hoạt động của Hiệp hội theo những quy định trong Điều lệ, theo các nghị quyết của Đại hội toàn thể hội viên và Ban Chấp hành Hiệp hội.
Chủ tịch chủ trì các phiên họp của Ban Chấp hành.
Thành lập và giải thể các tổ chức Chi hội của Hiệp hội theo quy định của pháp luật.
Chủ tịch Hiệp hội chủ trì phiên họp thứ nhất Ban Chấp hành khoá kế tiếp cho đến khi bầu xong Chủ tịch Hiệp hội nhiệm kỳ mới.
- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Phó Chủ tịch:
Phó Chủ tịch Hiệp hội chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành Hiệp hội về mảng công tác được phân công.
Phó Chủ Tịch phải trình bày trước toàn thể Ban Thường trực về kế hoạch hoạt động của mình trước khi thực hiện nhằm tạo sự thống nhất trong việc điều phối hoạt động của Hiệp Hội. Ý kiến thống nhất cuối cùng trong Ban Thường Trực sẽ được Tổng Thư Ký ghi trong biên bản và trình lên Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt.
Khi Chủ tịch và Tổng Thư ký vắng mặt sẽ uỷ quyền cho một Phó Chủ tịch thay mặt điều hành hoạt động của Hiệp hội. Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm trước pháp luật và Ban Chấp hành trong thời gian được uỷ quyền.
Định kỳ, văn phòng Hiệp hội gửi báo cáo cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về hoạt động và tài chính của Hiệp hội. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch cho ý kiến bằng bút phê hoặc văn bản đối với những vấn đề có liên quan.
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thường xuyên chăm lo đến quỹ tài chính của Hiệp hội, có biện pháp hiệu quả đảm bảo đủ kinh phí cho hoạt động của Hiệp hội.
Đại diện cho Hội viên trong các quan hệ đối nội, đối ngoại có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Hiệp hội.
Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Hiệp hội và Hội viên. Tổ chức phối hợp hoạt động giữa các Hội viên vì lợi ích chung của Hiệp hội, hoà giải tranh chấp trong nội bộ Hiệp hội. Xem xét báo cáo và xử lý các kiến nghị của hội viên.
Tham gia ý kiến vào các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động của Hiệp hội theo đúng quy định của Pháp luật. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với các vấn đề có liên quan tới sự phát triển của Hiệp hội và lĩnh vực Hiệp hội hoạt động.
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ của Hiệp hội.
Chủ trì phối hợp giữa các Hội viên trong việc tìm kiếm, xây dựng và phát triển thị trường cho các Chi hội theo quy định của pháp luật.
Khen thưởng các Hội viên có thành tích trong hoạt động sản xuất – kinh doanh – dịch vụ và thực hiện tốt Điều lệ của Hiệp hội.
Thông qua cơ cấu tổ chức bộ máy của Hiệp hội, phối hợp với các địa phương, với các tổ chức trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật để đạt được mục tiêu và sự phát triển bền vững của Hiệp hội.
Các công việc khác theo sự phân công của Chủ tịch Hiệp hội.
3.3 Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Uỷ viên Ban Chấp hành
Các Uỷ viên Ban Chấp hành có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ theo Điều lệ Hiệp hội và theo sự phân công của Ban Chấp hành; đề xuất ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động của Ban Chấp hành và của toàn thể Hiệp hội; chỉ đạo các mặt công tác, các đơn vị hội viên do mình phụ trách thực hiện tốt Điều lệ Hiệp hội, các nghị quyết của Đại hội, của Ban Chấp hành. Giữa hai kỳ họp, các ủy viên Ban Chấp hành cần gửi thông tin thường xuyên về Văn phòng Hiệp hội.
Ủy viên Ban Chấp hành nêu rõ chính kiến của mình để Nghị quyết của Ban Chấp hành được thảo luận kỹ trước khi biểu quyết. Ủy viên Ban Chấp hành có quyền yêu cầu Ban Chấp hành thảo luận và ra Nghị quyết về những đề xuất của mình. Ngoài cuộc họp Ban Chấp hành, Uỷ viên Ban Chấp hành thông qua Văn phòng Hiệp hội gửi văn bản tới các Ủy viên Ban Chấp hành khác đề nghị biểu quyết đề xuất của mình. Ý kiến biểu quyết được gửi về Văn phòng Hiệp hội để lập văn bản Nghị quyết và lưu giữ.
Ủy viên Ban Chấp hành tham gia đầy đủ các cuộc họp Ban Chấp hành. Nếu Uỷ viên nào bỏ hai kỳ họp Ban Chấp hành liên tiếp sẽ đương nhiên bị xóa tên khỏi danh sách Ban Chấp hành.
Ủy viên Ban Chấp hành không hoạt động trong Hiệp hội nữa (theo nguyện vọng các nhân hoặc không còn là đại diện của hội viên), cần thông báo bằng văn bản với Ban Chấp hành. Ban Chấp hành Hiệp hội sẽ ra quyết định xóa tên Uỷ viên. Khi khuyết dưới 1/3 thành viên, Ban Chấp hành tiếp tục hoạt động với số thành viên còn lại và tiến hành bầu bổ sung trong phiên họp gần nhất.
3.4 Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Thư Ký:
Tổng Thư ký Hiệp hội do Chủ Tịch Hiệp hội bổ nhiệm.
Tổng Thư ký là người đại diện của Hiệp hội trong các hoạt động đối nội và đối ngoại.
Tổng Thư ký chịu trách nhiệm về các thông tin về hoạt động Hiệp hội, thông tin của cơ quan ngôn luận của Hiệp hội.
Tổng Thư ký chuẩn bị nội dung, soạn thảo các văn bản, báo cáo phục vụ các cuộc họp Ban Chấp hành, soạn thảo Nghị quyết Ban Chấp hành, soạn thảo các quy chế của Hiệp hội; giúp đỡ các Chi hội chuẩn bị các cuộc họp Chi hội; thực hiện các công tác chuẩn bị Đại hội, Hội nghị toàn thể hội viên, chuẩn bị các văn kiện của Đại hội và Hội nghị.
Tổng Thư ký chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Ban Chấp hành Hiệp hội về hoạt động của mình; về hoạt động của Văn phòng Hiệp hội, cơ quan ngôn luận và web site; về hoạt động của các tổ chức khác của Hiệp hội.
Phụ trách Văn phòng và công tác hành chính của Hiệp hội; xử lý các công việc hành chính và giao tế hàng ngày phục vụ hoạt động của Hiệp hội theo Điều lệ. có trách nhiệm quản lý tài sản của Hội, quản lý hội viên, văn thư bảo mật, quản lý con dấu của Hiệp hội, xử lý công văn đi – công văn đến, quyết toán thu chi tài chánh theo quy định của Hội, thu hội phí và các nguồn tài trợ của Hội. Giúp thường trực Ban Chấp hành thụ lý, nghiên cứu giải quyết một phần, đề xuất thường trực giải đáp các thắc mắt của Hội viên, các tranh chấp giữa hội viên với hội viên, giữa hội viên với bên ngoài.
Nghiên cứu, đề xuất giải quyết các kiến nghị của hội viên với Ban Chấp hành, Chủ tịch Hiệp hội.
Đôn đốc hội viên đóng góp hội phí theo Quy chế thu, chi tài chính của Hiệp hội. Đề xuất và thực hiện các giải pháp đảm bảo kinh phí hoạt động của Hiệp hội. Tổng hợp tình hình thu, chi tài chính và báo cáo với Ban Chấp hành và Chủ tịch
Thừa uỷ quyền của Chủ tịch Hiệp hội, sử dụng con dấu của Hiệp hội để thực hiện nhiệm vụ.
Ký chi trực tiếp từ quỹ tài chính của Hiệp hội theo Quy chế thu, chi tài chính của Hiệp hội.
3.5 Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Phó Tổng Thư ký:
Giúp Tổng Thư ký quản lý, sử dụng con dấu của Hiệp hội an toàn, bảo mật, lưu trữ tài liệu đúng quy định.
Lên lịch công tác hàng tuần, hàng tháng thông qua Tổng Thư ký.
Tổng hợp báo cáo việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo quy định.
Tiếp nhận công văn, tài liệu đến và phát hành văn bản đi của Hiệp hội đúng thể thức quy định, phân, gửi văn bản đến đúng lãnh đạo và bộ phận có trách nhiệm xử lý giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.
Giúp Tổng Thư ký quản lý chặt chẽ mọi thủ tục hành chính, có trách nhiệm phát hiện những sai sót về thể thức văn bản trước khi ban hành, đảm bảo đánh máy, in sao tài liệu kịp thời, chính xác, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng.
Báo cáo kịp thời đến Tổng Thư ký những sự việc phát sinh đột xuất.
Quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng đúng quy định và tiết kiệm.
Các công việc khác theo sự phân công của Chủ tịch và Tổng thư ký hiệp hội.
3.6 Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Nhân viên Kế toán:
Lập kế hoạch tài chính hàng năm trình Tổng Thư ký xem xét
Thực hiện công việc kế toán; theo dõi các khoản thu – chi hoạt động của Hiệp hội được quy định theo Điều lệ – Quy chế hoạt động Hiệp hội .
Thực hiện một hệ thống thu – chi duy nhất. Báo cáo tình hình thực hiện thu – chi của Hiệp hội cho Tổng Thư ký theo định kỳ tháng, quý, năm.
Trình Tổng Thư ký duyệt thu – chi từng hạng mục cụ thể.
3.7 Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Thủ quỹ kiêm Thủ kho:
Cập nhật hàng ngày tất cả chứng từ thu, chi tài chính đã có đủ chữ ký của Kế toán và Chủ tài khoản
Khi xuất tiền mặt phải có phiếu chi đã đủ chữ ký của Kế toán và Chủ tài khoản.
Thường xuyên kiểm tra kho, quỹ; kịp thời đề xuất các biện pháp bảo vệ kho, quỹ an toàn. Cuối tháng phải kiểm kê quỹ tiền mặt báo cáo theo quy định. Các phiếu thu, chi được đóng thành tập theo số thứ tự đã ghi trên phiếu.
- CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG, NGƯỜI PHÁT NGÔN VÀ CÁC BAN CHUYÊN MÔN.
- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Văn phòng Hiệp hội:
Văn phòng Hiệp hội là bộ máy giúp việc, giúp Ban Thường trực, Ban Chấp hành và Chủ tịch nắm được thông tin tổng hợp và điều phối các hoạt động nhằm thực hiện tốt nhất kế hoạch hoạt động hàng năm của Hiệp hội.
Tham mưu giúp Ban Thường trực và Ban Chấp hành triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch và các văn bản phối hợp thực hiện hoạt động của các ban ngành khác có liên quan;
Tham mưu giúp Ban Thường trực, Ban Chấp hành và Chủ tịch Hiệp hội triển khai thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế với các tổ chức quốc tế
Tham mưu bước một danh sách đề nghị khen thưởng các cá nhân, tập thể hàng năm theo hướng dẫn của các cấp có liên quan.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ được giao của Chủ tịch theo quy định của Điều lệ;
Theo dõi, kiểm tra, nắm rõ tình hình hoạt động của các Ban Chuyên Môn, các cơ sở Hội viên, các Chi hội trực thuộc để kịp thời tổng hợp báo cáo cho Chủ tịch có kế hoạch chỉ đạo;
Tổ chức cập nhật thông tin cho Website của Hiệp hội.
Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Chủ tịch;
Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Hiệp hội theo quy định;
Quản lý sổ sách, thu chi tài chính của Hiệp hội theo quy định.
Chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc họp, ghi biên bản, dự thảo các thông báo kết luận của Chủ tịch Hiệp hội;
Tiếp đón, hướng dẫn khách đến quan hệ công tác đúng người, đúng việc và đúng nguyên tắc;
Giúp Chủ tịch, Ban Thường trực, Ban Chấp hành giải quyết những công việc hành chính, sự vụ.
Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công.
Các nhân viên văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, chủ động đề xuất các biện pháp giải quyết công việc, chịu trách nhiệm trước Tổng Thư ký về nội dung và kết quả công việc.
- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Phát ngôn viên (Spokesperson – người phát ngôn):
Là người đại diện cho Hiệp hội VKA; được nhân danh Hiệp hội phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí và các đối tượng có liên quan; phát ngôn quan điểm, lập trường chính thức của Hiệp hội về các vấn đề liên quan; tổ chức các cuộc họp báo; chủ trì việc theo dõi, tổng hợp dư luận báo chí liên quan đến đến Hiệp hội, để đảm bảo rằng thông tin của VKA được công bố trong bối cảnh thích hợp nhất và thông qua các kênh thích hợp nhất để tối đa hóa lợi ích, và để giảm thiểu tác động của các thông tin không thuận lợi.
Phát ngôn viên VKA được Chủ tịch Hiệp hội, ban Thường vụ uỷ nhiệm thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan, tổ chức quốc tế với nội dung trao đổi được Chủ tịch phê duyệt. Đảm nhiệm nhiệm vụ phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, quản lý hoạt động thông tin đối ngoại, quản lý email chính thức của Hiệp hội.
Phát ngôn viên VKA cần nâng cao sự hiểu biết, kỹ năng trong phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí cũng như thông tin đối ngoại nhằm quảng bá tiềm năng, thế mạnh của Hiệp hội, góp phần đưa VKA ngày càng phát triển, thực hiện tốt các mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội của Hiệp hội đã đề ra. Việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí cần bảo đảm tính chính xác, kịp thời, hiệu quả, phù hợp với tôn chỉ, mục đích của từng cơ quan báo chí.
- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của các Ban Chuyên Môn:
Các Ban chuyên môn có vị trí quan trọng trong bộ máy lãnh đạo Hiệp hội, được Ban Thường Vụ Hiệp hội bổ nhiệm để đảm trách nghiên cứu các kiến thức khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới liên quan đến lĩnh vực hoạt động chuyên môn của Hiệp hội, tư vấn – tham mưu hỗ trợ cho Ban Thường trực, Ban Chấp hành và Chủ tịch nắm được thông tin tổng hợp, giúp soạn thảo kế hoạch, chiến lược và điều phối chương trình làm việc, các hoạt động chuyên môn đúng hướng và kịp thời.
Tham gia các cuộc họp của Hiệp hội.
Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho Hiệp hội cũng như Hội viên.
Trưởng ban chuyên môn do Chủ tịch hoặc Tổng Thư Ký bổ nhiệm từ một Uỷ viên Ban Chấp hành
Thành viên của Ban Chuyên môn được bầu ra từ những thành viên của Hiệp hội và được Chủ tịch Hiệp hội chấp thuận bằng văn bản.
Thành viên Ban Chuyên Môn phải có kiến thức chuyên môn cũng như khả năng để đảm trách mảng chuyên môn được giao.
Các Ban Chuyên Môn hoạt động tuân theo pháp luật, Điều lệ cũng như tất cả các Quy chế, Quy định có liên quan.
Các Ban Chuyên Môn của Hiệp hội gồm có:
4.3.1 Ban Thanh Tra và Phả Hệ:
Mỗi lần phối giống, chủ nhân chó cái phải làm đơn thông báo Hiệp hội để có thể xin cấp giấy khai sinh khi có lứa chó. Hiệp hội sẽ cử một thành viên của Ban Thanh Tra đến kiểm tra lứa chó con trước khi quyết định cấp giấy khai sinh.
Xác nhận các giấy khai sinh của các Hiệp hội quốc gia chó giống thuộc Liên Đoàn Chó Giống Quốc Tế.
Cấp giấy khai sinh cho những con chó có gốc gác được nhìn nhận bởi các Hiệp hội chó giống quốc gia thuộc Liên Đoàn Chó Giống Quốc Tế. Những con chó trong mục a và b sẽ được ghi vào « Danh sách phả hệ » kể từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của mỗi năm.
Danh sách phả hệ sẽ được duyệt và phổ biến mỗi năm.
Tất cả những chó con sinh năm 2009 sẽ mang tên bắt đầu bằng chữ A.
Những con chó không nguồn gốc qua ba lần dự thi trong vòng hơn một năm được ba giám khảo khác nhau chấm “tuyệt vời” trong những cuộc thi giải Vô địch Quốc tế (CACIB) sẽ được ghi tên vào “Danh sách phả hệ phụ” và được cấp giấy khai sinh.
Cấp tên trại cho những người nuôi chó có nhu cầu. Tên trại sẽ được chuyển lên Liên đoàn quốc tế chó giống để được bảo vệ trên toàn thế giới.
4.3.2 Ban Giám sát, Kiểm tra & Kỷ luật:
Có chức năng giải quyết mọi tranh chấp trong các cuộc thi cũng như các giấy tờ xác nhận tính cách thuần chủng của chó.
Phụ trách tiếp nhận khiếu nại qua Email hoặc đường dây nóng của Hiệp hội về các vấn đề liên quan đến giấy phả, ghép bầy…
Giám sát các chương trình hội thảo, đào tạo, dogshow, các cuộc thi và chứng nhận cấp bậc Grooming.
4.3.3 Ban Kỹ Thuật – Thú Y, Nhận Dạng & Kiểm Soát Bệnh HD:
Có năng lực chuyên môn về thú y, có khả năng thực hiện các thao tác phòng thí nghiệm, chuẩn đoán và phòng trị bệnh. Có kiến thức và kỹ năng để phổ biến tuyên truyền, góp phần chăm sóc, bảo vệ các giống chó bằng hiểu biết về luật FCI, luật thú y, thị trường thuốc thú y, thị trường chăn nuôi thú cảnh. – Phụ trách việc kiểm soát chó thuần chủng qua hai phương pháp gắn microchip và xăm mã số.
Quản lý những giống chó thuộc diện cần xác định về bệnh trật khớp xương chậu (Hip Dysplasia) và quyết định cho phép phối giống hay không.
Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, đào tạo,… theo sự phân công của Ban Thường trực Hiệp hội.
4.3.4 Ban Quản lý và Tổ chức các sự kiện:
Chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức các sự kiện của Hiệp hội và các Câu lạc bộ trực thuộc theo các quy định của Hiệp hội và các quy định của FCI. Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, đào tạo, dogshow… theo sự phân công của Ban Thường trực Hiệp hội.
4.3.5 Ban Thông Tin, Tuyên truyền:
Phụ trách Bản tin nội bộ, fanpage và website của Hiệp hội, liên hệ và làm việc các cơ quan truyền thông đại chúng để xây dựng hình ảnh VKA.
Thông tin cho các cơ quan truyền thông và các hội viên lịch trình và quá trình hoạt động của VKA.
Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, đào tạo,… theo sự phân công của Ban Thường trực Hiệp hội.
4.3.6 Ban Dịch Thuật:
Chịu trách nhiệm dịch thuật các văn bản tài liệu của Hiệp hội
4.3.7 Ban Phát triển chó Bản địa Việt Nam:
Phụ trách chuyên môn về bảo tồn và phát triển các giống chó Bản địa Việt Nam.
Đề xuất tham mưu cho Ban lãnh đạo Hiệp hội, các kế hoạch, chương trình hoạt động nhằm phát triển các giống chó Bản địa Việt Nam.
Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, đào tạo, hướng dẫn chăm sóc, căn bản thú y… theo sự phân công của Ban Thường trực Hiệp hội.
4.3.8 Ban Giám Khảo:
Chịu trách nhiệm về đào tạo giám khảo FCI và giám khảo bản địa.
4.3.9 Ban Grooming:
Phụ trách chuyên môn về chăm sóc sức khỏe và làm đẹp cho chó theo tiêu chuẩn FCI.
Đề xuất tham mưu cho Ban lãnh đạo Hiệp hội trong việc thiếp lập cơ cấu tổ chức, nhân sự nội bộ, và xây dựng hội đồng biểu quyết về các vấn đề liên quan đến chuyên môn Grooming thuộc VKA.
Đề xuất và công bố các quy tắc, hướng dẫn và tiêu chuẩn cho các cuộc thi Grooming quốc tế, bao gồm cả việc xác định các tiêu chí đánh giá và giải thưởng.
Đề xuất điều chỉnh các quy tắc liên quan đến các Cuộc thi Grooming trong khuôn khổ FCI sao cho phù hợp với tình hình thực tế tại Việt Nam.
Được tiếp nhận thông tin chính thức một cách đầy đủ và nhanh nhóng đối với tất cả những sự việc liên quan đến Grooming thuộc VKA.
Đề xuất với Ban Chấp Hành VKA về việc hỗ trợ các vấn đề về hành chính, truyền thông đối với các Hội viên, Các câu lạc bộ, và các cơ sở đào tạo có cống hiến.
Được tổ chức các buổi toạ đàm, biểu quyết các vấn đề liên quan đến Grooming.
4.3.10 Ban Quản lý Chó làm việc:
Ban quản lý chó làm việc là một ban chuyên môn hoạt động dưới sự điều hành và giám sát của Hiệp hội những người nuôi chó giống Việt Nam-VKA; hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và xã hội hóa.
Ban quản lý chó làm việc có trách nhiệm cập nhật, nghiên cứu các kiến thức khoa học tiên tiến trên Thế giới về lĩnh vực chó làm việc.
Kịp thời tổng hợp thông tin, báo cáo cho Ban thường vụ, Ban chấp hành và Chủ tịch hiệp hội nắm được các hoạt động về lĩnh vực chó làm việc cả trong và ngoài nước.
Tư vấn, tham mưu cho Ban chấp hành các kế hoạch, chiến lược và chương trình nhằm thúc đẩy sự phát triển về lĩnh vực chó làm việc.
Hướng dẫn, phổ cập kiến thức chuyên môn, tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho các CLB, hội viên.
Tích cực tham gia các hoạt động phục vụ nhiệm vụ của Hiệp hội những người nuôi chó giống Việt Nam-VKA.
4.3.11 Ban Steward:
Phụ trách đào tạo, huấn luyện và xây dựng đội ngũ Ring Steward chuyên nghiệp. Là những phụ tá, thư ký chính của Giám khảo tại cuộc thi đó. Người trực tiếp làm việc với giám khảo xuyên suốt thời gian thi.
Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, đào tạo,… theo sự phân công của Ban Thường trực Hiệp hội.
4.3.12 Ban Handler:
Chịu trách nhiệm tổ chức các khoá học và các cuộc thi về handler, lập bảng thi đua và khen thưởng các Hội viên có thành tích tốt hàng năm.
Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, đào tạo,… theo sự phân công của Ban Thường trực Hiệp hội.
- CHẾ ĐỘ HỘI HỌP CỦA BAN CHẤP HÀNH, THƯỜNG TRỰC BAN CHẤP HÀNH VÀ CÁC BAN CHUYÊN MÔN
5.1 Ban Chấp hành:
Ban Chấp hành họp 03 (ba) tháng một lần. Trường hợp đột xuất có thể họp bất cứ lúc nào. Cuộc họp Ban Chấp hành có thể do Chủ tịch hoặc quá bán số thành viên Ban Chấp hành yêu cầu. Cuộc họp Ban Chấp hành được coi là hợp lệ nếu có quá bán số thành viên có mặt biểu quyết tán thành.
Nội dung cuộc họp Ban Chấp hành sẽ do Chủ tịch hoặc Thường Trực Ban Chấp hành thoả thuận đưa ra để Ban Chấp hành quyết nghị. Các Uỷ viên Ban Chấp hành cũng có quyền đưa ra những nội dung để bàn trong cuộc họp của Ban Chấp hành.
Ban Chấp hành chỉ họp bàn những nội dung công việc do Điều lệ Hiệp hội quy định và hoặc những công việc do Đại hội, Hội viên, cơ quan quản lý chức năng yêu cầu
Văn Phòng Hiệp hội chịu trách nhiệm gửi chương trình cuộc họp Ban Chấp hành (nếu có) đến các Uỷ viên trước khi diễn ra cuộc họp.
Cuộc họp Ban Chấp hành được Chủ tịch hoặc một Phó Chủ tịch (do Chủ tịch phân công) chủ toạ. Tổng Thư ký chịu trách nhiệm ghi biên bản. Nếu Tổng Thư ký vắng mặt, chủ toạ cử người khác thay thế. Thư ký hội nghị ghi nội dung cuộc họp vào sổ biên bản và phải thông qua trước lúc kết thúc hội nghị để mọi người đồng ý tán thành.
5.2 Thường trực Ban Chấp hành (Ban Thường trực):
Thường trực Ban Chấp hành họp mỗi tháng một lần và đột xuất. Cuộc họp Thường trực Ban Chấp hành do Chủ tịch triệu tập. Cuộc họp được xem là hợp lệ nếu có từ 2/3 số thành viên Ban Thường Trực dự họp. Các quyết định Thường trực đưa ra phải có ít nhất 2/3 số thành viên có mặt tán thành.
Các nội dung họp Thường trực do người triệu tập đưa ra, khi cần, các thành viên cũng có thể thêm nội dung vào chương trình nghị sự
Thường trực chỉ được họp bàn các vấn đề thuộc thẩm quyền của mình được quy định trong Điều lệ
5.3 Các Ban Chuyên Môn:
Các Ban Chuyên Môn họp 03 (ba) tháng một lần không kể đột xuất. Cuộc họp của Ban do Trưởng ban triệu tập. Thủ tục hình thức họp tương tự như họp Ban Chấp hành.
- NGUỒN TÀI CHÍNH VÀ QUY CHẾ THU CHI TÀI CHÍNH
6.1 Nguồn tài chính của Hiệp hội:
Nguồn tài chính của Hiệp hội được hình thành từ:
- Hội phí của các hội viên: Hội viên đóng góp hội phí mỗi năm một lần .
- Các khoản thu từ các hoạt động của Hiệp hội.
- Tiền ủng hộ, tài trợ của các đơn vị, tổ chức kinh tế – xã hội, các cá nhân trong và ngoài nước.
Tài chính của Hiệp hội được quản lý thống nhất trong tài khoản của Hiệp hội. Tài khoản của Hiệp hội được mở tại Ngân hàng Việt Nam.
Chủ tịch Hiệp hội là chủ tài khoản của Hiệp hội.
Chủ tịch Hiệp hội, các Phó Chủ tịch Hiệp hội, Tổng Thư ký, các ủy viên Ban Chấp hành Hiệp hội có trách nhiệm đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động Hiệp hội và động viên các hội viên tài trợ tài chính cho Hiệp hội để Hiệp hội thực hiện được nhiều hoạt động.
6.2 Các khoản được chi
- Chi phí trang bị văn phòng
- Các chi phí thường xuyên cho sinh hoạt và hoạt động của văn phòng (điện thoại, fax, internet, photocopy, văn phòng phẩm, bưu điện, nước uống…).
- Mua sắm các phương tiện làm việc (bàn, ghế, tủ, thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại,…)
- Chi phí sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện trên.
- Chi phí cập nhật, triển khai hoạt động của website của Hiệp hội.
- Chi phí tổ chức Dogshow, Hội thảo, Hội nghị của Hiệp hội, Hội nghị Ban Chấp hành (không bao gồm công tác phí của những người dự họp).
- Công tác phí cho Tổng Thư ký và cán bộ Văn phòng Hiệp hội thực hiện các công tác thường xuyên của Hiệp hội theo quy định của Điều lệ và thực hiện chương trình công tác của Hiệp hội (đã được Ban Chấp hành phê chuẩn), tổ chức và tham dự Đại hội, Hội nghị của Hiệp hội; Đại hội, Hội nghị các Ban ngành theo thư mời. Chi phí công tác nói trên tuân theo những quy định hiện hành.
- Chi phí bảo tồn và phát triển các giống chó Bản địa Việt Nam, phát triển con giống và phòng trào nuôi chó giống (cân đối trong điều kiện cho phép).
- Chi phí lương, thưởng theo quy chế lương của nhân viên văn phòng Hiệp hội.
- Chi phí tiếp tân khi thực sự cần thiết.
- Chi phí khánh tiết khác theo phê duyệt của Chủ tịch Hiệp hội.
- Ủng hộ hội viên gặp khó khăn đột xuất, rủi ro về thiên tai, hỏa hoạn… (nếu có điều kiện).
- Những khoản chi khác do Chủ tịch Hiệp hội quyết định.
6.3 Nguyên tắc chi
Tất cả các chi phí đều phải có chứng từ theo quy định hiện hành. Những chi phí không có chứng từ phải được Chủ tịch Hiệp hội phê chuẩn.
6.4 Quyết định chi
Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt các khoản chi: mua sắm các phương tiện làm việc, và những chi phí có mức chi trên 10 triệu đồng.
Tổng Thư ký được ký chi trực tiếp từ Quỹ tài chính của Hiệp hội với những khoản chi ghi ở các Mục trên với mức chi đến 10 triệu đồng. Nếu mức chi trên 10 triệu đồng phải được Chủ tịch Hiệp hội phê duyệt.
6.5 Báo cáo và phê chuẩn
Hàng quý Tổng Thư ký có báo cáo bằng văn bản với Ban Chấp hành và Chủ tịch các khoản thu, chi.
Cuối tháng 12 hàng năm, Tổng Thư ký phải lập bảng quyết toán thu chi tài chính để báo cáo Ban Chấp hành và Chủ tịch Hiệp hội.
Ban Chấp hành Hiệp hội phê chuẩn báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của Hiệp hội.
- QUY ĐỊNH VỀ PHÁT NGÔN CỦA CÁC THÀNH VIÊN
Tất cả các thông tin nội bộ cung cấp cho bên ngoài ở mọi mức độ, dưới mọi hình thức, đều phải do Chủ tịch, Ban Thường vụ hoặc người được Chủ tịch uỷ quyền, chỉ định thực hiện.
Không được có các phát ngôn gây thiệt hại, bất lợi, hoặc ảnh hưởng đến uy tín của VKA, các đơn vị trực thuộc VKA cũng như các thành viên cá nhân và nhà nhân giống trực thuộc quản lý VKA.
Các hội viên, Ủy viên BCH của Hiệp hội VKA không được có các hành động sử dụng mạng XH, phát ngôn cá nhân không đúng sự thật, ngôn từ xúc phạm gây thiệt hại, bất lợi, làm ảnh hưởng đến uy tín và danh dự của VKA, các đơn vị và Câu lạc bộ trực thuộc VKA cũng như các thành viên cá nhân và nhà nhân giống trực thuộc quản lý VKA, làm xấu đi hình ảnh VKA với bạn bè quốc tế.
- NGHĨA VỤ CỦA CÁC THÀNH VIÊN
Tuân thủ các quy định của Điều lệ, các nghị quyết Đại hội, Quy chế và Quyết định của Ban Chấp hành Hiệp hội và các Quy định khác do Hiệp hội ban hành.
Đoàn kết, hợp tác giữa các bang chuyên môn và các hội viên để cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ, công việc do Ban Chấp hành Hiệp hội phân công nhằm hỗ trợ cho các hoạt động của Hiệp hội được hiệu quả.
Phối hợp và hỗ trợ các hội viên khác nhằm tăng cường sự đoàn kết và vững mạnh của Hiệp hội.
Cung cấp cho Ban Chấp hành Hiệp hội những thông tin, tài liệu phục vụ cho hoạt động của Hiệp hội.
Các hội viên, Ủy viên BCH của Hiệp hội VKA phải nghiêm túc tuân thủ pháp luật Việt Nam, các Qui định của liên đoàn chó giống quốc tế FCI, Điều lệ của Hiệp hội VKA. Tuyệt đối tuân theo các nghị quyết, quy định của VKA đã phê chuẩn. Trong trường hợp VKA chưa có quy định cụ thể, việc áp dụng các công việc vụ thể cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của VKA.
Đóng hội phí đầy đủ, đúng kỳ hạn theo quy định của Hiệp hội.
- KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
Các hội viên, Ủy viên BCH bỏ các cuộc sinh hoạt Hiệp hội 03 lần trong năm không báo cáo xin phép; những Thành viên, Ủy viên BCH vi phạm nghiêm trọng Điều lệ, Quy chế của Hiệp hội, làm tổn thất uy tín và tài chính của Hiệp hội; không đóng Hội phí theo quy định sẽ bị Ban Kiểm tra và Ban Chấp hành xem xét kỷ luật.
Các hội viên, Ủy viên BCH của Hiệp hội VKA có thành tích xây dựng Hiệp hội, hoạt động tốt trong lĩnh vực của mình đều được ghi nhận khen thưởng.
CÓ 03 CẤP KHEN THƯỞNG:
- Hiệp hội tặng bằng khen,
- Hiệp hội đề nghị Bộ ngành Trung ương khen,
- Hiệp hội đề nghị Chính phủ khen.
CÓ 03 CẤP KỶ LUẬT:
- Khiển trách, cảnh cáo.
- Kỷ luật, ngưng các dịch vụ, giao dịch, hợp tác có thời hạn.
- Khai trừ khỏi Hiệp hội, chấm dứt tất cả dịch vụ, giao dịch, hợp tác với Hiệp hội.
- QUY ĐỊNH VỀ BÁO CÁO, VĂN THƯ, BẢO MẬT.
1. Đối với văn bản giấy:
a) Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến VKA đều do bộ phận văn phòng VKA tiếp nhận. Những văn bản gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cất vào tủ có khoá để bàn giao cho văn thư VKA vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý.
b) Khi nhận văn bản đến VKA, bộ phận văn phòng hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi và ký nhận. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu, bất thường thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
c) Văn thư cơ quan được mở tất cả các bì văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, trừ những bì văn bản gửi đến có dấu “riêng người có tên mở bì”, bì thư riêng của cá nhân, bì hồ sơ đấu thầu và những bì văn bản đến theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức đảng.
Đối với những bì văn bản đến không do văn thư cơ quan bóc bì, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức đảng thì cá nhân nhận bì văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư cơ quan để đăng ký.
d) Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản. Các bì văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đến không đúng đối tượng, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát… văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi.
Đối với văn bản điện tử:
a) Văn thư VKA (được giao trách nhiệm đầu mối, quản lý vận hành hệ thống văn bản điện tử) phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử.
b) Trường hợp văn bản điện tử đến không hợp lệ hoặc có sai sót thì gửi trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản hoặc thông báo ngay cho người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý.
Các công văn đến đều phải được nhân viên văn phòng vào sổ theo dõi và phải được quản lý sử dụng theo chế độ quy định. Chỉ có Chủ tịch, Tổng Thư ký hoặc Phó Chủ tịch do Chủ tịch uỷ quyền mới có quyền cho sao chụp, ký gửi các văn bản báo cáo của Hiệp hội. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết ngay.
Các công văn gửi đi (như Báo cáo Đại hội, Báo cáo tổng kết, sơ kết, báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý đều phải do Chủ tịch, Tổng Thư ký hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền đóng dấu phát hành.
Các loại văn thư đến do văn phòng tiếp nhận và phải chuyển ngay cho Chủ tịch, Tổng Thư ký để xử lý theo chuyên môn. Không được tùy tiện xem công văn đến khi chưa được sự đồng ý cấp trên.
Văn thư gửi cho Hội viên thông qua Hiệp hội thì phải chuyển ngay cho Hội viên.
Về chế độ báo cáo:
- Hiệp hội có Fanpage và đăng tải thông tin VKA trên Website gửi cho Hội viên.
- Hiệp hội báo cáo 06 tháng và cả năm cho các Bộ Ngành có liên quan. Báo cáo 06 tháng đầu năm được gửi vào cuối tháng 07. Báo cáo năm được gửi trong vòng tháng 02 năm sau.
Trên đây là dự thảo các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Cá nhân và Phòng ban, chế độ sinh hoạt làm việc của Ban Chấp hành Hiệp hội. Bản quy chế này đã được Chủ Tịch Hiệp hội thông qua tại phiên họp ngày 24 tháng 03 năm 2024 ./.
