Công văn gửi Sở Ngoại vụ

01 Th3 Công văn gửi Sở Ngoại vụ

Khi cuộc thi của bạn có sự tham gia của người nước ngoài (Giám khảo quốc tế, thí sinh nước ngoài) hoặc có sự tài trợ/hợp tác từ các tổ chức quốc tế, bạn cần gửi công văn cho Sở Ngoại vụ để xin chủ trương hoặc thông báo về việc mời khách nước ngoài vào làm việc.

Dưới đây là mẫu đơn chuẩn để gửi Sở Ngoại vụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Địa danh, ngày … tháng … năm 202…

CÔNG VĂN

(V/v: Xin chủ trương mời người nước ngoài tham gia sự kiện [Tên cuộc thi])

Kính gửi: Sở Ngoại vụ tỉnh/thành phố [Tên tỉnh/thành]

1. ĐƠN VỊ TỔ CHỨC:

• Tên đơn vị: [Tên công ty/Hiệp hội]
• Địa chỉ: [Địa chỉ trụ sở]
• Người đại diện: [Họ tên] ……….. Chức vụ: [Chức vụ]
• Điện thoại: [Số điện thoại]

2. NỘI DUNG SỰ KIỆN:

Đơn vị chúng tôi dự kiến tổ chức cuộc thi [Tên cuộc thi Dogshow] đã được [Sở Văn hóa/UBND] chấp thuận về mặt chủ trương. Để nâng cao tính chuyên môn và tầm quốc tế của cuộc thi, chúng tôi có mời chuyên gia/thí sinh nước ngoài tham gia, cụ thể như sau:

3. DANH SÁCH NGƯỜI NƯỚC NGOÀI:

(Lập bảng nếu có nhiều người)

• Thời gian lưu trú dự kiến: Từ ngày [Ngày đến] đến ngày [Ngày đi].
• Mục đích hoạt động: Chấm thi, đánh giá chất lượng chó giống và trao đổi kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực nhân giống thú cưng.

4. CAM KẾT CỦA ĐƠN VỊ:

• Đơn vị chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của những người nêu trên trong thời gian làm việc tại Việt Nam, đảm bảo tuân thủ đúng mục đích nhập cảnh và pháp luật Việt Nam.
• Đảm bảo các thủ tục về thị thực (Visa) và khai báo tạm trú theo quy định.

Kính đề nghị Sở Ngoại vụ xem xét, có ý kiến chấp thuận để chúng tôi tiến hành các thủ tục tiếp theo tại Cục Quản lý xuất nhập khẩu.

Trân trọng cảm ơn./.

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ TỔ CHỨC

(Ký tên, đóng dấu)

Các hồ sơ điền kèm khi gửi Sở Ngoại vụ:

1. Bản sao Hộ chiếu của khách nước ngoài (Trang có ảnh).
2. Hồ sơ năng lực (CV) của Giám khảo: Chứng minh họ là chuyên gia trong lĩnh vực Dogshow (ví dụ: Chứng chỉ của Hiệp hội chó giống quốc tế FCI).
3. Văn bản chấp thuận tổ chức sự kiện của Sở Văn hóa (nếu đã có) hoặc Đề án chi tiết của sự kiện.
4. Giấy phép kinh doanh của đơn vị tổ chức (Bản sao chứng thực).

Lưu ý quan trọng:

• Thị thực (Visa): Sau khi Sở Ngoại vụ có văn bản đồng ý, bạn mới có cơ sở để làm thủ tục xin Visa tại Cục Quản lý xuất nhập khẩu (Bộ Công an). Tuyệt đối không nên để khách vào Việt Nam bằng Visa du lịch rồi đi làm Giám khảo chấm thi, vì như vậy là sai mục đích nhập cảnh.
• Thuế: Nếu bạn có chi trả thù lao (Judgement fee) cho giám khảo nước ngoài, bạn cần lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với người không cư trú (thường là 20%).