05 Th9 QUY ĐỊNH VỀ VIỆC THÀNH LẬP, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CÂU LẠC BỘ TRỰC THUỘC VKA QUẢN LÝ
Căn cứ Điều 14 – Chương 4 trong Điều lệ hoạt động của Hiệp hội những người nuôi chó giống Việt Nam (dưới đây gọi tắt là “Hiệp hội” hoặc VKA), Ban Thường trực Hiệp hội hướng dẫn thủ tục thành lập, quản lý và hoạt động của các câu lạc bộ chó giống như sau:
Chương I
TÊN GỌI – MỤC ĐÍCH – THỦ TỤC THÀNH LẬP VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CÂU LẠC BỘ
Điều 1: Tên gọi – mục đích – phạm vi hoạt động
- Câu lạc bộ những người nuôi chó (gọi tắt là CLB): Là một tổ chức xã hội – nghề nghiệp phi lợi nhuận của các tổ chức, cá nhân tự nguyện thành lập tại các địa phương, vùng miền với mục tiêu phát triển phong trào nuôi chó giống tại địa bàn đăng ký hoạt động. Các CLB có thể đăng ký tư cách pháp nhân độc lập với chính quyền địa phương nơi đăng ký trụ sở chính, hoặc đăng ký dưới hình thức CLB trực thuộc sự quản lý của VKA.
- Các loại hình CLB bao gồm CLB cho 1 giống chó, CLB cho một số giống chó và CLB cho các giống chó.
- Phạm vi hoạt động của CLB có thể là một vùng miền hoặc trên toàn quố
- Các CLB cần phải đăng ký rõ tên gọi bằng tiếng Việt và bằng các ngôn ngữ khác (nếu có) với VKA.
- Tên gọi cần phải nêu rõ phạm vi và địa bàn hoạt động của CLB và thể hiện sự tham gia của VKA. Tên gọi của các chi hội và Câu lạc bộ trực thuộc được quy định như sau
Câu lạc bộ những người nuôi + Tên giống chó (nếu cần) + Tỉnh, thành phố hoạt động + “trực thuộc VKA”
Ví dụ: CLB những người nuôi chó Phú Quốc Kiên Giang, CLB những người nuôi chó giống TP.HCM, CLB những người nuôi chó Terrier Hà Nội…)
- Các CLB phải đăng ký địa chỉ trụ sở hoạt động, điện thoại, fax, địa chỉ thư điện tử, danh tính và các thông tin liên lạc của nhân viên thường trực với VKA.
- Các CLB không được thành lập các CLB trực thuộc.
Điều 2: Ban điều hành CLB
- Mỗi CLB phải tổ chức một bộ máy điều hành, quy mô của ban điều hành CLB do CLB tự quyết
định tùy thuộc vào quy mô và phạm vi hoạt động của CLB.
- Danh tính của các cá nhân đảm nhiệm vị trí Chủ tịch, Phó Chủ tịch (nếu có) và Thủ quỹ của CLB cần phải được đăng ký với VKA, cùng với lý lịch cá nhân có xác nhận của chính quyền địa phương của các cá nhân này.
- Các cá nhân đảm nhiệm vị trí Chủ tịch, Phó Chủ tịch (nếu có) và Thủ quỹ của CLB phải làm thủ tục gia nhập làm thành viên dưới tư cách cá nhân của VKA.
Điều 3: Điều lệ, chương trình hoạt động, kinh phí hoạt động
- Điều lệ hoạt động của các CLB phải gửi tới VKA để thông qua trước khi áp dụng.
- Chủ tịch CLB chịu trách nhiệm lập và thực hiện chương trình hoạt động cho CLB trong thời gian ít nhất là 2 năm. Chương trình hoạt động của CLB cần phải gửi tới VKA để theo dõi, quản lý và đánh giá hoạt động của CLB.
- Câu lạc bộ tự chịu trách nhiệm về nguồn ngân sách tài trợ cho hoạt động. Chủ tịch và thủ quỹ của CLB chịu trách nhiệm lập báo cáo tình hình tài chính hàng năm của CLB và gửi tới VKA.
- VKA không chịu trách nhiệm đối với bất cứ nghĩa vụ pháp lý phát sinh nào liên quan đến các giao dịch giữa các CLB với các tổ chức, cá nhân khác.
Điều 4: Thủ tục thành lập CLB
- Ban vận động thành lập CLB: Các CLB cần có ban vận động, chịu trách nhiệm tự nguyện đứng ra vận động thành lập CLB. Ban vận động cần có ít nhất
+ 6 thành viên đối với CLB cho 1 giống chó;
+ 10 thành viên đối với CLB cho một số giống chó; và
+ 20 thành viên đối với CLB cho các giống chó
- Hồ sơ đăng ký thành lập CLB bao gồm:
+ Đơn xin thành lập CLB (theo mẫu);
+ Xác nhận bằng văn bản về việc tự nguyện làm thành viên CLB của các thành viên trong Ban vận
động thành lập CLB;
+ Lý lịch cá nhân, có xác nhận của chính quyền địa phương của thành viên đại diện cho Ban vận
động thành lập CLB;
+ Điều lệ hoạt động dự thảo của CLB;
+ Chương trình hoạt động trong 2 năm đầu; và
+ Các mức phí dự kiến thu từ các loại hoạt động của CLB.
- VKA sẽ xem xét hồ sơ đăng ký thành lập của CLB và có văn bản trả lời trong vòng 30 (ba mươi) ngày về việc đồng ý phê chuẩn việc thành lập CLB hoặc từ chối (kèm theo lý do).
- Trong vòng 30 (ba mươi) ngày tính từ ngày được VKA ra văn bản đồng ý thành lập, CLB cần phải tổ chức đại hội CLB với các nội dung bao gồm nhưng không giới hạn:
+ Công bố Quyết định công nhận CLB;
+ Giới thiệu Điều lệ và hoạt động của VKA;
+ Thông qua Điều lệ, quy chế hoạt động của CLB, chương trình hoạt động của CLB.
+ Bầu Ban điều hành CLB: bao gồm Chủ tịch, các Phó chủ tịch (nếu cần), Thủ quỹ và các chức vụ khác.
- Trong vòng 15 (mười lăm) ngày tính từ ngày kết thúc đại hội, Ban điều hành CLB cần phải gửi tới VKA các biên bản, nghị quyết của đại hội, và các thông tin, lý lịch cá nhân của các thành viên trong ban điều hành CLB.
- Trong thời gian 01 (một) năm tính từ ngày nhận văn bản đồng ý phê chuẩn việc thành lập CLB, các CLB phải đảm bảo có đủ số lượng thành viên theo quy định là 20 (hai mươi) đối với CLB cho 1 giống chó và 30 (ba mươi) với CLB cho một số giống chó và 50 (năm mươi) đối với CLB cho các giống chó.
- Nếu không thể đảm bảo số lượng thành viên, hoặc trong quá trình hoạt động, số lượng thành viên giảm xuống ít hơn quy định liên tục trong thời gian 6 tháng thì Ban Thường trực Hiệp hội có thể ra quyết định giải thể CLB.
- Với các CLB đã thành lập từ trước và có nguyện vọng trở thành thành viên của Hiệp hội, các CLB này cần gửi các hồ sơ sau về văn phòng Hiệp hội để xem xét phê duyệt:
+ Đơn xin thành lập CLB (theo mẫu);
+ Danh sách các thành viên hiện có của CLB tại thời điểm gửi hồ sơ về Hiệp hội
+ Xác nhận bằng văn bản về việc tự nguyện làm thành viên CLB của các thành viên trong CLB;
+ Lý lịch cá nhân, có xác nhận của chính quyền địa phương của Chủ tịch, các Phó chủ tịch (nếu có) và Thủ quỹ của CLB
+ Điều lệ hoạt động của CLB;
+ Chương trình hoạt động trong 2 năm đầu; và
+ Các mức phí dự kiến thu từ các loại hoạt động của CLB.
Chương II
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN LỢI CỦA CÁC CÂU LẠC BỘ
Điều 5: Chức năng
- Phát triển phong trào nuôi chó giống trong phạm vi hoạt động của CLB và phát triển tình trạng của đàn chó giống theo hướng ngày một tốt hơn.
- Tuyên truyền và tuân thủ điều lệ, đường lối, chủ trương và các chính sách của Nhà nước và của VKA, phổ biến các tài liệu do VKA ban hành tới các thành viên.
- Tham gia và tích cực phối hợp với VKA trong việc thực hiện các dự án, chương trình, hoạt động của VKA tại địa phương (nếu có) và phát triển hoạt động của VKA, cũng như của CLB, tại địa phương.
- Kết nạp và quản lý các Hội viên để đảm bảo tính tuân thủ với Điều lệ, quy chế hoạt động của CLB và của VKA. Lưu trữ hồ sơ của Hội viên theo quy định.
- Phát triển đội ngũ Hội viên để xây dựng Hiệp hội ngày càng lớn mạnh.
Điều 6: Nhiệm vụ
6.1 Nhiệm vụ hành chính
- Tuân thủ các quy định mà VKA và FCI đã ban hàn
- Định kỳ 6 tháng mỗi lần, Báo cáo với Hiệp hội về tình hình hoạt động, tài chính theo yêu cầu của Ban Thường vụ Hiệp hội. Thời gian gửi báo cáo không chậm hơn ngày 31/7 hàng năm (với báo cáo 6 tháng) và không chậm hơn ngày 28/2 của năm sau (với báo cáo của năm trước)
- Ban Thường vụ Hiệp hội có quyền yêu cầu các CLB thực hiện các báo cáo đột xuất cho các trường hợp cụ thể, riêng biệt.
- Tự trang trải kinh phí hoạt động của Chi hội / Câu lạc bộ.
- Đóng hội phí và lệ phí cho các cuộc thi do CLB tổ chức theo quy định của VKA.
6.2 Nhiệm vụ chuyên môn
- Phối hợp với VKA trong việc thực hiện cấp, xác nhận giấy tờ chứng nhận nguồn gốc của đàn chó trong phạm vi giống chó và địa bàn được giao quản lý, cung cấp thông tin, hình ảnh về các cá thể chó giống do CLB đang theo dõi và quản lý cho VKA để xây dựng sổ phả hệ.
- Phối hợp với VKA trong việc tổ chức các sự kiện, các cuộc thi chó đẹp, thi chó làm nghiệp vụ … cho các giống chó trên địa bàn hoạt động.
- Với các giống chó nhập ngoại: Chuyển ngữ các bản tiêu chuẩn giống chó của FCI sang tiếng Việt, xây dựng các bản diễn giải tiêu chuẩn giống chó bằng tiếng Việt để giới thiệu với các người nuôi chó giống trong nướ Các tài liệu này cần phải được VKA thông qua trước khi phổ biến.
- Với các giống chó bản địa: Chuyển ngữ các bản tiêu chuẩn giống chó bản địa đã được VKA công nhận sang các ngôn ngữ khác, nhằm phát triển các giống chó này, xây dựng các bản diễn giải tiêu chuẩn giống chó để giới thiệu với các người nuôi chó giống trong và ngoài nướ Các tài liệu này cần phải được VKA thông qua trước khi phổ biến.
- Tổ chức các khóa đào tạo về các quy định cần thiết và về giống chó cho các hội viên và các cá nhân khác có quan tâm, tổ chức các khóa đào tạo trọng tài chấm thi cho các giống chó đã đăng ký trong câu lạc bộ.
- Xây dựng hệ thống quản lý và theo dõi tình trạng đàn chó giống trong phạm vi được quản lý, bao gồm:
+ Theo dõi tình trạng sức khỏe, số lượng chó giống, quá trình phối giống và sinh sản của các giống chó đăng ký trong phạm vi địa bàn hoạt động.
+ Theo dõi các đặc điểm không phù hợp, các hiện tượng bất thường của các giống chó đăng ký trong phạm vi địa bàn hoạt động.
+ Đề xuất với VKA về các thủ tục kiểm tra cần thiết phải tiến hành nhằm phát triển chất lượng đàn chó giống.
+ Tổ chức ít nhất 1 cuộc thi chó có đăng ký với VKA trong vòng 1 năm theo đúng các quy định hiện hành về thi chó của VKA và/ hoặc FCI.
Điều 7: Quyền lợi
- Các CLB được quyền đăng ký với VKA về việc tự tổ chức, hoặc liên kết với các CLB khác để tổ chức các sự kiện, cuộc thi chó trong phạm vi các giống chó đã được VKA công nhận, cũng như đề nghị VKA xác nhận các danh hiệu sẽ trao trong các cuộc thi.
- Dựa trên kết quả hoạt động thực tế, có thể được VKA đánh giá và phê chuẩn là CLB đại diện cho một tỉnh, thành phố, hoặc một vùng, miền (với các CLB cho 2 giống chó trở lên) hoặc CLB đại diện cho 1 giống chó trên toàn quốc. Các tiêu chí đánh giá được quy định trong điều 8.
- Được VKA cập nhật thường xuyên các thông tin về quy định, hoạt động của VKA và của FCI.
- Được cung cấp các tài liệu có liên quan do VKA ban hành.
- Các thành viên sẽ được giảm các khoản phí liên quan trong các sự kiện do VKA tổ chức. VKA sẽ công bố mức phí được giảm cho từng sự kiện cụ thể.
- CLB đại diện cho một giống chó trên toàn quốc sẽ được quyền là đại diện của VKA trong việc tham gia, trao đổi các CLB, các hiệp hội của những người nuôi giống chó đó trong khu vực và quốc tế.
- CLB đại diện cho một giống chó trên toàn quốc được quyền và có nghĩa vụ tổ chức cuộc thi đặc biệt hàng năm cho giống chó đó trên phạm vi quốc gia và các cuộc thi cho giống chó đó ở cấp độ khu vực và quốc tế.
- Các CLB muốn mở show ở mức độ quốc tế cho nhiều / một giống chó cần phải có sự thông qua của VKA / CLB đại diện cho giống chó đó.
Điều 8: Đánh giá hoạt động của các CLB
Hàng năm, VKA sẽ tiến hành đánh giá hoạt động của các CLB. Nội dung đánh giá bao gồm nhưng không giới hạn ở các điểm sau:
- Số lượng chó giống và chó con đủ tiêu chuẩn đăng ký với VKA để ghi nhận vào sổ phả hệ;
- Số lượng giải thưởng đã đạt được trong các cuộc thi do VKA tổ chức, hoặc tổ chức dưới sự đồng ý của VKA;
- Số lượng thành viên và số lượng chó giống hiện đang quản lý;
- Số lượng chó con đã sinh sản; và
- Số lượng các cuộc thi đã tổ chức và số lượng chó tham dự.
- Các đóng góp mang tính chuyên môn đối với VKA liên quan đến việc phát triển các giống chó, các cuộc thi chuyên môn cho một/một số giống/nhóm chó đã được VKA công nhận.
Điều 9: Hiệu lực thi hành
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.
