14 Th11 Một số điểm mới cần lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính của Nghị định 30 về công tác văn thư
Những quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
nghi-dinh-30-2020-nd-cp-ve-cong-tac-van-thu-moi-nhat
Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP), với 7 chương, 38 điều, 6 phụ lục kèm theo và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Mục I, Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. So với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cần lưu ý như sau:
1. Về thể thức văn bản hành chính
Khoản 2, Khoản 3 Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận. Ngoài các thành phần quy định nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác gồm: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
So với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cơ bản giữ nguyên các thành phần chính của văn bản hành chính và bổ sung thêm thành phần tiêu ngữ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
2. Về kỹ thuật trình bày văn bản
a) Nội dung văn bản
– Căn cứ ban hành văn bản: Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì căn cứ pháp lý để ban hành trình bày chữ in thường, kiểu chữ đứng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có quy định mới về kỹ thuật trình bày phần căn cứ ban hành văn bản như sau: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, dòng cuối cùng kết thúc bằng “dấu chấm”.
– Bố cục nội dung của văn bản: Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì nội dung của văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm tiểu mục, bỏ tiết và tiểu tiết, cụ thể bố cục văn bản hành chính gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm.
b) Số trang văn bản
Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cách đánh số trang văn bản đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
c) Ngoài ra, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP còn quy định mới về chữ ký số như sau: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Về phông chữ: Trước đây, Điều 4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Hiện nay, Nghị định số 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
3. Viết hoa trong văn bản hành chính
a) Viết hoa vì phép đặt câu
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Trong khi đó trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì phải viết hoa cả trong trường hợp sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng.
b) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP giữ nguyên quy định viết hoa danh từ riêng chỉ tên người, viết hoa tên cơ quan, tổ chức.
c) Viết hoa tên địa lý
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Trước đây Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định chỉ có Thủ đô Hà Nội là thuộc trường hợp đặc biệt.
d) Viết hoa các trường hợp khác
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định mới về viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Trước đây Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm. Như vậy, hiện nay khi viện dẫn “điểm, khoản” thì không viết hoa chữ cái đầu nữa.
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính.
Trên đây là một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hy vọng sẽ giúp ích cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính theo đúng quy định./.
…………………………………………………..
Một số điểm mới cần lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính của Nghị định 30 về công tác văn thư
Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110 và có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020.
Nghị định 110 không quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 24/01/2011. Để nâng cao hiệu lực pháp lý của quy định, khắc phục một số hạn chế do thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản quy phạm pháp luật; thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống nhất với văn bản giấy… gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn thảo văn bản, Nghị định 30 đã quy định cụ thể và có sửa đổi, bổ sung một số quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:
Về khổ giấy
Nghị định 30 quy định tất cả các văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, trong khi Thông tư 01 quy định văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
Về phông chữ trong soạn thảo văn bản
Thông tư 01 chỉ quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nghị định 30 đã quy định cụ thể phông chữ phải là “phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001”.
Về căn cứ pháp lý
Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
Về thứ tự các điểm trong mỗi khoản
Dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
Về các trường hợp phải viết hoa
Khác với Thông tư 01, Nghị định 30 quy định 4 nhóm trường hợp phải viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Bên cạnh đó, đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:
Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.
Về cách đánh số trang
Thông tư 01 quy định số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer). Tuy nhiên theo Nghị định 30, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất. Quy định này thống nhất cách đánh số trang với văn bản quy phạm pháp luật tránh nhầm lẫn, khắc phục khó khăn cho các cá nhân trong soạn thảo văn bản như hiện nay.
Về nơi nhận
Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
(1) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
(2) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Về ký thừa lệnh
Nghị định 30 bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay (Thông tư 01 cũng như Nghị định 110, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay).
Về phần Phụ lục
Nghị định 30 đã bổ sung hướng dẫn cụ thể đối với thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, theo đó thông tin chỉ dẫn kèm theo phụ lục bao gồm: “Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”; vị trí đặt “canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen”.
Đồng thời, Nghị định 30 cũng quy định rõ “Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này”.
Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục./.
